Một lãnh đạo chính phủ đề nghị chúng tôi nghiên cứu nền tảng hỗ trợ cán bộ làm việc từ nhà. Ý tưởng được thôi thúc khi ông gặp chúng tôi, nhóm chuyên gia thuộc Tổ chức Khoa học và Chuyên gia Việt Nam toàn cầu (AVSE Global), bay từ châu Âu về làm việc với một số tổ chức tại Việt Nam năm ngoái.
Mở đầu, ông nói luôn: "Anh luôn nghĩ về một nền tảng công nghệ có thể giúp chúng ta làm việc từ xa một cách hiệu quả. Cứ nghĩ tới việc mỗi ngày có nhiều người phải mất hàng giờ di chuyển trên đường đến nơi làm việc, anh thấy phí thời gian và công sức quá".
Ông cũng cho rằng có nhiều người đến công sở làm việc vì nhu cầu tương tác, mà tương tác chỉ ý nghĩa khi ta cô đơn. Thử nghĩ xem, một ngày ai đó dành hàng tiếng đồng hồ để di chuyển từ nhà tới cơ quan và ngược lại, vừa tốn thời gian, công sức, tiền bạc, vừa góp phần gây ách tắc giao thông và thải khí ra môi trường - mà đó có thể là thói quen chứ chưa chắc cần thiết. "Đọc sách cũng quan trọng lắm, cứ hùng hục làm việc mà không còn chút thời gian nào để cập nhật kiến thức mới thì không ổn chút nào", ông nói. Chưa kể, nếu trong gia đình có việc, không thể xin nghỉ phép suốt, cố đến cơ quan thì nhấp nhổm việc ở nhà. Cuối cùng, chẳng việc gì nên hồn.
Trong suốt buổi nói chuyện dài hơn hai tiếng đồng hồ, chúng tôi nhắc nhiều đến từ "platform" (nền tảng). Trong công cuộc chuyển đổi số, nền tảng đóng vai trò cốt yếu và bất kỳ lĩnh vực nào cũng có thể xây dựng platform để phục vụ cho các nhu cầu thực tiễn, từ công nghệ, giáo dục, thương mại đến y tế hay dịch vụ công. Nền tảng không chỉ để phục vụ người dân mà còn phục vụ chính những người làm trong tổ chức chính phủ nhằm tối ưu hoá công việc. Làm việc từ xa, khi chúng ta đang ở bất cứ đâu, là một trong những nhu cầu quan trọng.
Nhờ công nghệ, làm việc tại nhà ngày càng trở nên phổ biến ở các nước phát triển. Lợi ích của chính sách này không nhỏ: cắt giảm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả làm việc, tận dụng và thu hút được nhân tài không biên giới, thích hợp nhanh với những thay đổi khó khăn về môi trường, địa lý. Tạp chí Harvard Business Review dẫn trường hợp một công ty du lịch đã cho phép một nửa nhân viên thuộc bộ phận tổng đài điện thoại làm việc tại nhà, nửa còn lại làm việc tập trung tại văn phòng trong 9 tháng. Những người làm việc từ xa hoàn thành nhiều hơn những người làm việc ở công ty 13,5 % số cuộc gọi. Không những thế, họ còn hài lòng với công việc hơn và tỷ lệ bỏ việc cũng thấp hơn.
Một nghiên cứu khác của đại học Harvard và Princeton phát hiện ra rằng, các nhân viên tầm trung chấp nhận mức lương thấp hơn 8% mức lương hiện tại nếu được làm việc tại nhà. ConnectSolutions, nhà cung cấp giải pháp đám mây riêng cho Adobe Connect và Microsoft Lync., thực hiện một khảo sát với 353 người dùng Internet từ 18 tuổi trở lên. Kết quả, 77 % những người có thể làm việc ở nhà vài lần trong một tháng có hiệu suất làm việc cao hơn khi làm việc tại cơ quan.
Có rất nhiều loại công việc cho phép nhân sự làm việc từ xa, như các ngành liên quan tới công nghệ thông tin, quảng cáo và truyền thông, dịch vụ khách hàng, giáo dục, kế toán tài chính, các công việc văn phòng hay liên quan tới quản lý. Làm việc từ xa đang ngày càng phổ biến trên thế giới, đặc biệt khi có dịch Covid-19 như những ngày này. Trong thập kỷ tới, hình thức làm việc từ xa được dự đoán sẽ đánh bại mô hình chia sẻ không gian làm việc chung (coworking space).
Trong khu vực chính phủ, từ năm 2012, nước Pháp đã thông qua luật cho phép viên chức có thể làm việc từ xa không quá ba ngày mỗi tuần, và mọi chế độ lương thưởng không có gì khác biệt so với những người làm việc tại công sở. Tổng thống Mỹ Obama cũng đã ký đạo luật tăng cường làm việc tại nhà vào năm 2010 nhằm giúp chính phủ linh hoạt hơn trong việc quản lý lực lượng lao động thông qua hình thức này. Ngày nay, khi chính phủ điện tử gần như là con đường sẽ phải đi, các ngành dịch vụ công cũng đã và đang ráo riết số hoá, việc cán bộ có thể làm việc tại nhà gần như trở thành xu hướng tất yếu. Estonia, quốc gia nổi tiếng với mô hình chính phủ điện tử hiệu quả, đã bắt đầu họp chính phủ trực tuyến. Họ tin rằng hình thức làm việc tại nhà giúp các cơ quan đạt được mục tiêu công việc cao trong khi nhân viên vẫn có thể cân bằng giữa đời sống riêng và sự nghiệp.
Trong thời dịch bệnh, làm việc từ xa còn là một lựa chọn an toàn, tiết kiệm và hiệu quả. Nhiều công ty như Microsoft, Apple, Google, Bungie, Nintendo cũng như nhiều đại học bắt đầu khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà, chỉ trừ những bộ phận mà bắt buộc phải đến trụ sở. Bên cạnh hệ thống truy cập nội bộ của công ty, còn có rất nhiều công cụ khác hỗ trợ hiệu quả việc tương tác, trao đổi thông tin, họp trực tuyến như Skype, Google Hangouts, Zoom hay quản lý công việc như Slack, Trello, Teams (365Office)... cùng các công cụ lưu trữ đám mây như Drive, Dropbox giúp chia sẻ tài liệu, dữ liệu trực tuyến. Cho nên, ngay khi một công ty chưa thể chuẩn hoá nền tảng dữ liệu nội bộ để cho phép nhân viên làm việc từ xa, chúng ta vẫn đang có rất nhiều phương thức để "vượt khó".
Xây dựng một nền tảng sáng tạo, hỗ trợ làm việc từ xa đối với các chuyên gia IT Việt Nam không phải bài toán khó. Bài toán khó nhất nằm ở sự đồng bộ giữa nền tảng và thể chế. Việc thay đổi từ văn hoá làm việc trong khung giờ cứng nhắc sang văn hoá làm việc linh hoạt là một chướng ngại vật vô cùng lớn đối với số đông lãnh đạo lẫn nhân viên. Đo lường hiệu quả công việc thông qua hiệu quả thay vì số giờ thực ngồi trong công sở cũng đòi hỏi lối tư duy và công cụ phù hợp. Và trên hết, ý thức, trách nhiệm của những nhân viên được phép làm việc ở nhà sẽ là yếu tố quyết định tới sự thành công của mô hình này.
Chúng ta không thể biết chắc sẽ còn bao nhiêu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, các nhân, thậm chí cả quan chức chính phủ phải cách ly để chống dịch. Để đảm bảo tiến độ công việc, giải pháp khả thi nhất lúc này không gì hơn ngoài hình thức làm việc trực tuyến. Ngoài các quy định về nghiệp vụ và công việc, cả về phía tổ chức và nhân viên sẽ thay đổi linh hoạt trong tư duy để phù hợp với điều kiện mới.
Đây chính là cơ hội để các tổ chức đào tạo nhân viên sử dụng các công cụ, nền tảng làm việc trực tuyến cũng như chuẩn bị một đội ngũ IT luôn sẵn sàng hỗ trợ. Các quy định nghiêm ngặt về bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu và các hình thức xử lý trong trường hợp vi phạm cũng được xây dựng cụ thể và minh bạch. Về phía nhân viên, tất cả những gì họ cần là máy tính, kết nối Internet đủ tốt và ý thức nghiêm túc. Ngoài ra, làm việc ở nhà không có nghĩa là ngừng trao đổi, tương tác bằng các cuộc họp trực tuyến hay một - một để giữ kết nối người với người.
Nguyễn Như Văn
 Kiến nghị dạy học đại trà qua truyền hình thay vì nghỉ học dài ngày |
 Hiệp hội kiến nghị Thủ tướng cho dạy học đại trà qua kênh truyền hình |
 Làm việc từ xa: Lợi hay hại? |
